O Sindihospa promove, no dia 2 de agosto, o Pílulas de Gestão – Panorama sobre a Gestão de Clínicas e Consultórios, evento voltado a médicos, dentistas, administradores e demais profissionais ligados à gestão de clínicas e consultórios. A atividade tem como foco disseminar a cultura de gestão, abordando aspectos relacionados ao planejamento, comunicação e administração de pessoas, processos e sistemas, apresentando ferramentas, técnicas e boas práticas neste mercado.

A instrutora do encontro, Jeanete Herzberg, destaca que “muitas vezes a administração das clínicas e consultórios acontece por tentativa e erro, o que diminui bastante as chances de sucesso. Além disto, a formação dos profissionais de saúde não contempla assuntos de administração, favorecendo a falta de visão de negócio”, afirmou.

Setor Saúde: Médicos e dentistas sentem grande dificuldade em gerir seus consultórios e clínicas. Como o evento Pílulas de Gestão pode ajudar estes profissionais?

Jeanete Herzberg: Esse evento tem como objetivo principal abordar os riscos inerentes a qualquer empreendimento, porém, aplicados especificamente às clínicas e consultórios. É sabido – e bastante discutido nos últimos tempos – que a formação acadêmica dos profissionais da saúde não contempla assuntos de administração de maneira mais aprofundada. O que acaba acontecendo é que a administração das clínicas e consultórios acontece por tentativa e erro, o que diminui bastante as chances de sucesso.

Também por conta dessa falta de atenção aos assuntos de administração, muitas clínicas e consultórios acabam se tornando “apenas” o lugar onde os médicos, odontologistas e demais profissionais da saúde trabalham e não num negócio a ser administrado.

Administrar com competência, ter cuidado e foco trará sucesso, lucratividade, realização pessoal dos sócios, dos médicos, dos dentistas e equipe de trabalho e principalmente satisfação dos clientes.

Setor Saúde: Quais os principais obstáculos que são relatados por aqueles que desempenham o atendimento direto ao paciente e que conjuntamente, atuam como administradores do seu próprio negócio?

Jeanete Herzberg: Muitas vezes encontro situações em que o médico ou dentista é sócio e gestor da clínica simultaneamente. As principais queixas são exatamente o tempo exigido para administração, os conhecimentos necessários para resolver todo tipo de problema e a falta de ferramentas que facilitem sua vida.

Na verdade, as ferramentas existem e estão disponíveis, mas a prioridade deles é a medicina ou a odontologia, o atendimento ao paciente e sua realização profissional nessa área. Sempre comento: um médico escolheu a medicina, pois gosta de exercê-la – se preferisse administração teria estudado administração. Os médicos e dentistas nunca foram treinados em seus cursos para serem sócios e estruturarem seus próprios negócios.

Setor Saúde: Empreender no mercado da saúde é mais complicado do que em outros setores?

Jeanete Herzberg: Cada setor tem suas especificidades. Em minha opinião, não é mais complicado do que outros setores, mas necessita um olhar bastante aprofundado às suas próprias dificuldades.

Uma das delas já mencionadas acima é a falta de preparo em administração daqueles que querem empreender com uma clínica ou consultório. O mercado extremamente competitivo nos grandes centros, o sistema de convênios com preços aviltantes para atendimento, cirurgias, procedimentos e exames, equipamentos caros e muitas vezes importados e dependentes da variação cambial, alto custo de mão de obra, alta carga tributária são fatores de peso no grau de dificuldade na administração no setor de saúde.

Setor Saúde: Cite alguns exemplos no qual a mudança de atitude do profissional em relação ao modo de gerir o negócio foi determinante para a conquista do sucesso.

Jeanete Herzberg: Dois casos que me parecem serem típicos. Um médico queixou-se, dizendo: “minha clínica não está lucrativa, pois não sobra dinheiro no final do mês” Começamos uma verificação dos números disponíveis e descobrimos o seguinte:

1) Havia total mistura do que eram gastos particulares do médico com gastos da própria clínica;

2) Não haviam balancetes disponíveis para verificação da lucratividade da clínica, nem fluxo de caixa;

3) Os próprios relatórios gerenciais da clínica não indicavam contas de resultado, ou seja, apenas se conhecia quanto havia de faturamento e quanto havia sido pago em cada mês.

Conseguimos organizar as informações – otimizamos a utilização do sistema de gestão existente, estruturamos o plano de contas, criamos relatórios de faturamento, recebimentos, despesas diretas e indiretas, custos fixos e variáveis, criamos um fluxo de caixa e separamos todos os pagamentos das contas particulares do sócio (lançando-as como distribuição de lucros). A partir daí, conseguimos concluir que a clínica tinha alto grau de lucratividade e para espanto do médico, ele descobriu que gastava pessoalmente muito mais do que imaginava.

Essa percepção do médico fez com que pensasse em formas de aumento de produção mantendo suas margens de lucro e assim conseguiu melhorar sua equação de recebimentos e gastos.

Já outro exemplo que destaco é um caso que envolvia a questão societária e a entrada de um novo concorrente no mercado. A situação relatada de um dos médicos era: “Um dos sócios queria se retirar da sociedade (eram cinco sócios originalmente). Precisamos saber o valor das quotas dele. Uma clínica concorrente, forte, abriu uma unidade próxima a nós e não sabemos o que vai acontecer daqui para frente e, portanto não podemos arriscar a determinar o valor das quotas nesse novo cenário”.

Na primeira verificação das informações disponíveis na clínica, descobrimos que existiam sete bases diferentes de dados e nenhuma que mostrasse o desempenho total da clínica. Além disso, sem os dados corretos era impossível se verificar o valor das quotas, mesmo se não houvesse esse fato novo da abertura da clínica concorrente. As discussões entre os sócios eram baseadas, até aquele momento, em sensações e percepções individuais e não em números reais.

Reunimos os dados mínimos para uma análise e simulamos diversos cenários possíveis com a entrada da concorrência. O resultado dessa avaliação e apresentação dos cenários resultou na decisão de saída de dois sócios e na reestruturação da clínica no que se refere ao mercado alvo, formas de atendimento, fechamento de uma parte do atendimento na unidade principal e abertura de clínicas satélites no entorno da cidade em que atuavam. Na verdade os sócios entenderam os riscos pelos cenários apresentados e dois deles resolveram que não tinham apetite para aquele tamanho de risco.

Considero que os fatores chave para a transformação são:

1) Ter dados e informações precisas sobre a produção e lucratividade da clínica ou consultório;

2) Ter uma equipe de funcionários treinada, motivada e entendendo o que se quer do negócio – “vestir a camisa” entendendo bem a missão, visão e valores da clínica ou consultório;

3) Os sócios terem envolvimento na administração, ou seja, não necessariamente administrar a clínica ou consultório diretamente, mas conhecerem profundamente seus riscos, suas possibilidades, seu potencial e especialmente seus pontos fracos para contribuir em sua eliminação ou pelo menos para minimizá-los.

Sobre o evento

Pílulas de Gestão – Panorama sobre a Gestão de Clínicas e Consultórios ocorre no dia 2 de agosto, das 9h às 18h, na sede do Sindihospa – Sindicato dos Hospitais e Clínicas de Porto Alegre (Rua Cel. Corte Real, 58, bairro Petrópolis, em Porto Alegre).

Até o dia 11 de julho, os interessados podem realizar inscrições com desconto. Associados e representados pelo Simers, Sindihospa e Fehosul usufruem ainda de desconto de 15% nos valores do evento. A inscrição pode ser feita pelo site . Mais informação acesse http://www.pilulasdegestao.com.br/