O termo paperless surgiu ainda na década de 70, mas se popularizou recentemente à medida em que a preocupação sobre o impacto humano no meio ambiente também foi crescendo. Uma pesquisa da consultoria Gartner estima que aproximadamente 3% do lucro de uma empresa é destinado em papel, impressão, armazenamento e manutenção de documentos. Por isso a corrida pela transformação digital, tanto pelo compromisso social quando pela redução do impacto financeiro.   

Mas na prática, esse movimento de ser paperless significa apenas tirar o papel da sua empresa? O caminho não é exatamente esse.  

Ser paperless vai muito além do que deixar as resmas gigantes de lado e colocar tudo em uma planilha de Excel. Envolve uma mudança de conceitos na gestão e como consequência a otimização de processos.  

Criar, analisar e otimizar os micro e macroprocessos nas empresas não é uma tarefa fácil. Por isso as organizações, seja na saúde ou em qualquer outra área, estão apostando cada vez mais em softwares de gestão que digitalizem documentos, assinem tudo virtualmente e contribuam para o faturamento, segurança da operação e economia de espaço. 

A retirada do papel é um dos passos não somente da preocupação e do compromisso dos “selos verdes”, mas da gestão fluida do dia a dia da instituição. Para se ter uma ideia, a conversão de um documento ou de uma assinatura em papel para o digital não somente gasta folhas e mais folhas, mas também tempo para escanear aquilo e enviar em um arquivo no formato correto para o destino desejado.  

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Uma rasura pode significar perda de tempo e um custo maior para a sua empresa. Com tudo isso em um ambiente digital, não somente são garantidas a rapidez e o menor impacto ambiental, como também a segurança no envio do arquivo de acordo com as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Já na saúde temos vários exemplos de como o papel ainda trava processos e dificulta a resolução de problemas, gerando custos e uma reputação ruim para o hospital, que fica atrelado à obsolescência.  

O diálogo entre o cadastro do paciente, o faturamento do hospital e a integração com uma operadora de saúde, por exemplo, fica muito mais rápido através da tecnologia do que com as pastas e mais pastas com fichas em papel.  

Por conta disso, vemos dentro do mercado movimentos para a transformação digital que incentivam cada vez mais a cultura sem papel na assistência médica.  

Ao pensar no conceito paperless, o gestor não deve somente focar em tirar o papel da instituição de qualquer jeito, mas criar uma cultura no virtual que seja eficiente na operação. Abandonar o papel com uma solução que melhore o cenário anterior torna o futuro ideal e sua instituição cada vez mais moderna sob várias óticas.

Por Luiz Miguel Lopes, Diretor de Serviços e Tecnologia da Green Soluções Sem Papel