Chegar ao final do dia e se dar conta que não conseguiu cumprir todas as tarefas é sempre uma sensação de que o dia poderia ter 48 horas, ao invés das 24 horas. É que estamos, constantemente, incluindo novas atividades em curtos períodos de tempo, e não nos damos conta de que não somos super heróis que vamos conseguir atender tudo aquilo que nos propomos. Além disso, para a maioria das pessoas, também falta uma dose de organização para poder otimizar melhor seu dia e cumprir com a agenda que está sempre lotada.

Para o sócio da Power Self, empresa focada em ensinar profissionais técnicas sobre a administração do tempo com sede em Porto Alegre (RS), Jaime Wagner, tempo é vida e, quando o profissional sabe administrar o seu tempo, ele aprende a administrar a própria vida. Em uma palestra que fez na sede do Sindicato dos Hospitais e Estabelecimentos de Saúde de Porto Alegre (Sindihospa), Wagner falou para um grupo de gestores, líderes e profissionais das mais variadas áreas, sobre a importância – e também a necessidade – de aprender a dizer não, a ser organizado, a diferenciar o que é urgente do que é importante e a priorizar as atividades que serão feitas ao longo do dia.

Wagner acredita que deixamos de fazer muitas coisas ao longo de um dia de trabalho não por uma questão de falta de tempo, mas por não saber administrar as prioridades que colocamos na agenda. “Uma pesquisa apontou que 80% dos profissionais enrolam de 30 minutos a 3 horas por dia no trabalho. E depois ainda afirmam que não tem tempo de fazer tudo o que gostariam”, afirmou.

Existem três tipos de informações que chegam às pessoas diariamente e que precisam ser classificadas: as demandas (que são as ações na qual devemos agir); as referências (informações que devemos guardar); e o lixo (tudo aquilo que não se classifica em nenhuma das anteriores deve ser eliminado).

Com base na classificação das informações que recebemos, Wagner dá algumas dicas valiosas para você otimizar o seu tempo e poder chegar ao final do dia com a sensação de dever cumprido:

– Classifique as informações como demanda, referência ou lixo nas suas pastas do computador, nas correspondências em papel e também em sua caixa de entrada do e-mail.

– Carregue sempre uma caderneta com caneta junto com você. É lá que você vai anotar as ideias que tiver ao longo do dia. Depois, quando chegar em casa, faça a classificação de todo o conteúdo.

– As ações classificadas em demandas são divididas em quatro tipos: as desnecessárias (que você invariavelmente vai descartar depois de ler o conteúdo); as rápidas (que você vai levar menos de três minutos para concluir); as emergências (que se você não fizer naquele exato momento tem o risco de perder); e as que tem prazo (e que você deve agendar para alguma data específica).

– Não confunda tarefas com compromissos. A primeira é tudo aquilo que você deve fazer, são ações que deve ser feitas para alguém, com um prazo final e podem ser feitas em qualquer lugar. Os compromissos são atividades com horário marcado, com alguém, e em um lugar pré-agendado.

– Quando solicitar uma tarefa a alguém, comprometa o prazo com a entrega do que foi pedido. O fim da tarefa não pode ser a execução dela.

– Faça um plano de ação para o dia seguinte. Reserve 15 minutos no final do seu dia e programe o próximo. Veja quais compromissos tem agendados e quais são os horários. Inclua algumas tarefas entre esses horários agendados, não esquecendo de prever um tempo para interrupções (que são inevitáveis) e para algum e-mail que pode chegar e ser classificado como urgente. É importante não incluir muitas atividades ao longo do dia, para não ficar frustrado ao final, quando não conseguir concluir todas elas.